JeffConf Hamburg: Budget-Transparenz und Tipps zur Aqkuise von Sponsoren

May 24, 2018

Am 16.02.2018 haben wir die erste reine Serverless-Konferenz in Deutschland veranstaltet: JeffConf Hamburg. Da es bereits eine JeffConf in London sowie eine JeffConf in Mailand gab, konnten wir auf Erfahrungen anderer aufbauen, das Branding und vor allem das Netzwerk nutzen. Die JeffConf-Reihe (heute ServerlessDays) ist als Community-Events gedacht und unterscheidet sich dadurch in etlichen Bereichen von klassischen Konferenzen. Bei letzteren steht der Profit (z.B. durch hohe Ticketpreise, zu kaufende Talk-Slots, etc.) im Fokus. Bei einer Community-Konferenz möchte man so inklusiv und fair wie möglich sein, statt Profit ist Kostendeckung ein Ziel und ist auch eher nachgelagert. Zwei Bedingungen um die Konferenz unter dem JeffConf Brand zu starten waren einerseits mit dem JeffConf-Core-Team (Ant Stanley, Paul Johnston, James Thomas und Alex Casalboni via Slack im Loop zu bleiben und andererseits möglichst transparent mit dem Budget umzugehen. Hier vorab noch einmal an großes Lob und Danke für die tolle Unterstützung, wir waren sicherlich nicht immer einfach :)

Das Budget

Günstige Ticketpreise sind natürlich eine Herausforderung. Daher haben wir von Beginn an sehr vorsichtig kalkuliert und fortwährend unser Budget-Sheet aktualisiert um neue, bessere Lösungen ins Auge zu fassen. Erschwerend kam hier hinzu, dass viele Kostenpunkte lange unbekannt waren und zum Beispiel die Kosten für das Catering oder Konferenz-Swag mit steigender Teilnehmerzahl natürlich auch immer weiter anstiegen, ein Standard-Ticket jedoch nicht die Kosten für Catering und Swag pro Person decken konnte. Zu Beginn haben wir mit 120 Teilnehmern gerechnet, diese Zahl haben wir während des rasanten Verkaufsprozesses schnell auf 150, dann 180 und am Ende auf 220 Teilnehmer (jeweils inkl. Sponsor-Tickets und Diversity-Tickets hochgedreht). Die Location, das Altonaer Museum, darf nur 199 Teilnehmer in unserem Setting haben, wir haben also bewusst 10% No-Show Rate einkalkuliert (und auch gehabt). Zu beachten ist noch: wir hatten ein paar Glückstreffer im Budget und daher an mind. 3 Stellen keine Marktpreise bezahlt.

Wie man schnell erkennen kann: ohne Sponsoren geht in der Ticketpreishöhe nichts. Wir entschieden uns, basierend auf den Erfahrungen der anderen JeffConf-Veranstaltungen, zum Start drei verschiedene Sponsoring-Kategorien anzubieten: Headline Sponsoring (5500€), Community Kickstarter (2500€) und Community Supporter (1000€).

Im Verlauf kam es zu Sonderlösungen für einzelne Sponsoren, um hier Komplexität rauszunehmen, überspringen wir die jetzt. Direkt ein Tipp: wenn ihr eine Konferenz organisiert, weicht nur in absoluten Ausnahmefällen von euren Sponsoring-Paketen ab. Willigen Sponsoren kann man häufig Aufwand verursachende Sonderwünsche ausreden.

Für uns war schnell klar, dass mindestens 50% der Einnahmen über Sponsoren reinkommen müssen, für besseren Schlaf deutlich mehr.

Da wir häufiger gefragt wurden, geben wir hier kurz ein paar Tipps zur Sponsoren-Akquise: Seid schnell, konkret und vorbereitet: wenn ihr einen potenziell passenden Sponsor kontaktiert, sendet ihm alle relevanten Daten und Infos (Wann, Wer, Was genau, Warum, Zielgruppe, die Pakete, etc.) direkt mit. Es sollen möglichst keine Fragen offen bleiben und vor allem soll es schnell entschieden und delegiert werden können. Schließt mit einer klaren Frage oder Handlungsaufforderung ab (“Könnt ihr euch vorstellen Sponsor zu werden?”) Nachhaken: ja, es nervt schnell aber es muss sein. Für euch ist die Konferenz das Wichtigste, für den potenziellen Sponsor ist es anfangs nur ein evtl. To-Do. Nachhaken sollte man spätestens alle zwei Wochen und dies so simpel wie möglich (kein neuer Thread, kurzes “…schon ein Update für mich?” oder “schnelles ja oder nein reicht”) Vorlaufzeit bei großen Unternehmen: man kann es sich schon denken aber es ist teilweise schlimmer als man es sich vorstellen mag. Zwischen Zusage und Zahlungseingang können mehrere Monate und einige (zumindest für Externe) kaputte Prozesse liegen. Hier hilft es proaktiv gemeinsam mit Ansprechpartnern nach Lösungen zu suchen. Zahlungswege: ein US Tech-Unternehmen hat uns per Paypal bezahlt, zwei andere per Kreditkarte. Um Zahlungen per Kreditkarte zu akzeptieren haben wir uns mit einem provisorischen Jimdo-Shop und Stripe-Anbindung (geht sehr simpel) beholfen. Learnings für das nächste Mal: Handling-Fees für Bezahlungen per Kreditkarte und Paypal drauf zuschlagen, im Ticket-Buchungstool hidden Tickets für Sponsorpakete zu hinterlegen oder mit Hilfe von Stripe eine simple aber vertrauenswürdige Storefront zu bauen. Lokale Sponsoren nicht unterschätzen: sie sind Gold wert was Zuverlässigkeit betrifft, haben häufig auch Event-Erfahrungen und können mit Rat und Tat zur Seite stehen.

75% unserer Einnahmen haben wir am Ende durch folgende Sponsoren realisiert (Danke!): AWS, Moovel, BINARIS, Microsoft, Nordcloud, Epsagon, IBM, Google Cloud Platform, Google Firebase, InnovoCloud, AKRA, Silpion, SinnerSchrader, Serverless, Inc. und MOIA.

Der Überschuss

Am Ende hatten wir ein Plus von knapp 7200€. Dies war überraschend und in der Höhe nicht geplant. Hier muss man sagen, dass ein Teil des Überschusses erst auf der Zielgeraden (genauer: während die Konferenz lief) realisiert wurde und wir laut Aussagen von anderen JeffConf Organisatoren einen besonders guten Job gemacht haben.

Da wir uns ja dem Community-Gedanken sowie Transparenz verschrieben haben, folgt ein Einblick was mit dem Geld passiert bzw. schon passiert ist.

Unser JeffConf Hamburg Orga-Team hat sich für folgende Verwendungen entschieden:

42% des Überschusses wurde an folgende Organisationen gespendet:

31% der Überschüsse sind für die nicht-technische Weiterbildung des Hamburger Orga-Teams (Ben, Soenke, Susanne und Hendric). Jede*r von uns hat jetzt knapp 500€ zur Verfügung um zum Beispiel Moderationstraining, Sprachkurs, einen Graffiti Kurs, eine Yoga-Konferenz oder was ihr/ihm beliebt zu wählen (es solll aber bewusst keine Tech-Konferenz, Coding Workshop, etc. sein). 21% legen wir als Reserve für das nächste Event bei Seite. So haben wir einerseits frühzeitig die Möglichkeit Marketing-Materialien zu ordern aber auch um Speaker ohne bzw. mit geringem Travel-Budget und mit wenig Erfahrung zu unterstützen. Die restlichen knapp 7% nutzen wir als Puffer.

Wir haben dieses Jahr sehr viel gelernt und freuen uns bereits auf den JeffConf Hamburg Nachfolger: die ServerlessDays Hamburg 2019 am 15.02.2019.